プロによる高品質な
一次受付アウトソーシング
「BPOチャットセンター」

チャット対応の一次受付

入居者からのお問い合わせに、管理会社様の窓口としてチャットで対応します。取り決めた一次定型文で状況や設備の品番などをヒアリングし、事象を正確に把握します。

必要情報の確認

回答に必要な情報を、貴社の基幹システムやスプレッドシートで確認します。契約条件・更新条件・保証会社・保険会社・工事差配先・郵便ポストや宅配BOXの解錠番号など、確認する範囲は導入時に設計します。

二次対応まで完結

一次対応で状況を把握した後、必要な情報を確認したうえで二次定型文で回答し、当社で完結できる案件はすべて完結させます。管理会社様へ引き継ぐのは、回答のための情報が確認できない案件、判断や決裁が必要な案件になります。

対応業者への差配

お問い合わせ内容に応じて、対応業者や管理会社様の担当部署へ引き継ぎ・差配を行います。専有部設備の不具合は駆けつけサービス業者へ、共用部設備の不具合は担当部署へなど、振り分けの基準は導入時に取り決めます。

基幹システムへの入力

問い合わせのやり取りは自動的にtotonoへ蓄積されるので、二重入力の手間も削減。チャットIDやURLの貼り付けなど、基幹システムへの簡易的な入力が必要な場合は入力作業の代行も可能です。

掲示板掲載

騒音や違法駐車、喫煙、ゴミ出しなどの問題は、チャットでヒアリングした状況をもとに、定型文を用いてアプリ内の掲示板に注意喚起を掲載します。

相談された入居者様には即時対応による安心感が生まれ、心当たりのある入居者様にはご自身のことだと気づくきっかけとなるため、再発防止にもつながります。